Wat maakt een secretaresse zo onmisbaar?

Wat-maakt-een-secretaresse-zo-onmisbaar

Vandaag is het Secretaressedag. Dé dag waarop secretaresses, Office Managers, PA’s maar ook Virtueel Assistentes (VA) in het zonnetje worden gezet.

Vandaag werd Christa verrast door haar team met een mooie bos bloemen. En niet alleen Christa, duizenden assistants ontvangen vandaag bloemen, chocola of een presentje voor hun harde werk en commitment.

Maar wat maakt Christa en alle duizenden assistants nou zo onmisbaar voor een team of afdeling? En waarom zou je een secretaresse, Office Manager, PA of VA inhuren?

Christa vertelt je er graag meer over.

De directeur of manager krijgt niets mee van de hectiek

Wat ik het leukste vind aan het secretaressevak is ervoor zorgen dat de dag van de directeur of manager vlotjes verloopt. Qua planning en regelwerk gaat er heus wel eens wat mis achter de schermen, maar het is mijn taak om dat in goede banen te leiden. Het doel is uiteraard dat de directeur of manager zijn/haar werkdag zonder hectiek doorbrengt.

Sparringpartner en discretie

Als secretaresse of assistant ben je ook sparringpartner. De directeur/manager moet erop kunnen vertrouwen dat hij álles aan mij kan vertellen en gewoon de werkzaamheden aan mij over kan laten. Dat is soms best moeilijk. Een kwestie van loslaten, dan maak je het alleen maar makkelijker voor jezelf.

Als secretaresse weet je vaak meer dan andere collega’s in de organisatie of de afdeling waar je werkt. De manager is en blijft de hoogte van wat er zich op managementniveau afspeelt en ik krijg hier ook veel van mee. Deze combi maakt dat je naast de manager staat en vervul je als secretaresse een belangrijke rol waar je discreet mee om moet kunnen gaan.

Een impressie van mijn werkdag

Ben je benieuwd hoe een werkdag van een management secretaresse er nu uitziet? Ik geef graag een kijkje ‘in de keuken’.

Ik stap binnen bij een nieuwe opdrachtgever, altijd wat eerder dan afgesproken. De manager komt me al tegemoet en zegt. “Je moet gelijk aan de bak, mijn secretaresse zou je inwerken, maar ze moet vanwege de zwangerschap rust houden van de dokter”.

Dit is niet nieuw voor mij en bekend terrein. Ik ga naar mijn werkplek, vraag mijn inloggegevens op en ga meteen aan de slag. Je gaat op zoek naar iemand aan wie je vragen kunt stellen en zo begin je de dag.

De manager heeft gedurende de dag allemaal afspraken staan dus ik check gelijk de agenda en de mail. Komen er nog externen op bezoek, moeten er stukken uitgeprint worden? Ik informeer de receptie dat de secretaresse ziek is en dat ze mij kunnen bellen voor bezoekers, bellers en vragen over de agenda.

Intussen lopen er al collega’s binnen met vragen. Ik leg hen uit dat ik even de tijd nodig heb om te prioriteren en of ze de vraag op de mail willen zetten. Ik beloof hen dat ik er later op terug kom of ik heb het meteen al geregeld, dat kan ook. Denk aan een afspraak dat niet doorgaat, een ruimte regelen, dat soort zaken.

Een externe trainingslocatie belt dat er een training gereserveerd was, maar dat er niemand op was komen dagen. Toevallig wisten ze me de naam van de contactpersoon te noemen, deze kon ik eenvoudig opzoeken op de interne portal. Even bij deze persoon verifiëren hoe dit zit. Je zoekt dan ook even van tevoren uit of het nalatigheid is van de organisatie en/of je die training nog kosteloos kunt annuleren.

Ik had die dag geluk dat er geen vergadering gepland stond die ik moest notuleren. Ik heb dat wel eens gehad, dan moet je álles laten voor wat het is en zorg je dat je met je laptop op tijd geïnstalleerd bent op de desbetreffende locatie. Dat is nog niet zo spannend, maar achter de schermen betekent dat wel dat je van tevoren uitgezocht moet hebben waar je de agenda en de stukken kunt vinden (staan meestal wel in de mail) en je zorgt ervoor dat je op tijd bij de vergadering aanwezig bent, klaar om de vergadering op je laptop te notuleren.

Tegen de middag heb ik de meest urgente zaken weggewerkt. Even een korte lunch.

Nadat ik eerst gevraagd heb of de manager haar mail zelf in de gaten houdt of niet, begin ik eerst met de mail van de secretaresse. Dat zijn vaak de to do’s, afspraken plannen/wijzigen, collega secretaresses informeren dat de secretaresse ziek is en dat ze mij kunnen bellen en dat ik ze af te toe ook nodig zal hebben voor eventuele vragen. Daarna de mail van de manager, dat is complexer. Ik verzamel alles wat ik aan de manager moet vragen of wat ze mij intern niet konden beantwoorden.

Aan het einde van de dag als de manager terug komt van haar afspraken pak ik even 5 minuten om alle vragen te stellen. Dit moet, want dit is weer input voor de volgende dag.

De werkdag zit er bijna op, de manager vraagt hoe mijn eerste werkdag is vergaan. Dat geeft mij een fijn gevoel. Zij vindt het ook belangrijk hoe zo’n eerste dag verliep, ze is min of meer een beetje afhankelijk van mij. Dat ik op de achtergrond verschrikkelijk druk ben geweest, is voor haar niet relevant. Dat is mijn taak en verantwoordelijkheid en ik zorg ervoor dat de dag van de manager goed en rustig verloopt.

Voor mij is elke dag weer afwisselend en altijd interessant.

Benieuwd waar je Christa voor kunt inhuren? Secretarysupportoffice is een label van Virtualsupportoffice. Neem vooral een kijkje op de website.

Uiteraard zijn wij erg benieuwd wat jouw assistent of secretaresse zo onmisbaar maakt? Of wellicht ben je zelf assistant, deel vooral jouw ervaring met ons!

Tags

Geef een reactie

Your email address will not be published.

top